- Melakukan Pendaftaran dan Reservasi Jadwal Wawancara/Verifikasi Dokumen
Cara membuat visa saat ini telah difasilitasi oleh teknologi online. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengunjungi situs web kedutaan negara tujuan secara berkala guna memperoleh informasi terbaru dan mengunduh dokumen yang diperlukan.
Di situs web tersebut, Anda akan diarahkan untuk mengisi data diri dan melakukan reservasi jadwal verifikasi. Anda akan menerima pemberitahuan melalui email mengenai waktu dan tempat verifikasi/wawancara yang akan dilakukan.
Beberapa negara, seperti Amerika Serikat, mungkin meminta Anda melakukan pembayaran sebelum memilih jadwal verifikasi/wawancara. Pembayaran dapat dilakukan secara online atau di loket bank.
Setelah melakukan pembayaran, Anda dapat melanjutkan proses pendaftaran di akun yang telah dibuat sebelumnya. Saat memilih jadwal verifikasi wawancara/verifikasi dokumen, Anda akan diminta memasukkan nomor slip pembayaran. Tidak semua negara mensyaratkan wawancara, tetapi pasti ada proses verifikasi dokumen yang harus dilakukan.
- Menyiapkan Dokumen
Sambil menunggu hari verifikasi atau wawancara, langkah berikutnya dalam cara membuat visa adalah menyiapkan dokumen-dokumen berikut:
a. Paspor dan Fotokopi Paspor adalah syarat utama untuk mengajukan aplikasi visa. Sebagai dokumen yang akan ditempelkan visa, pastikan paspor Anda sudah jadi sebelum mengajukan aplikasi. Pastikan paspor dalam status aktif dan dapat digunakan. Jika paspor sudah mendekati masa kadaluwarsa dalam enam bulan ke depan, sebaiknya perpanjang paspor tersebut agar tidak menimbulkan masalah di pihak imigrasi. Pastikan juga membuat salinan paspor sebagai tindakan pengamanan.
b. KTP dan Fotokopi Persiapkan KTP yang masih berlaku saat mengajukan permohonan visa. Jika e-KTP belum jadi, tampilkan resi sementara KTP bersama dengan surat domisili.
c. Formulir Permohonan Unduh formulir aplikasi permohonan visa dari situs web resmi kedutaan negara yang dituju. Pastikan untuk mengisi formulir ini dengan cermat dan teliti, karena kesalahan dapat mengakibatkan penolakan permohonan.
d. Foto Periksa persyaratan foto yang berlaku untuk negara tujuan Anda. Setiap negara memiliki aturan yang berbeda mengenai ukuran, latar belakang, dan posisi yang benar untuk foto. Pastikan menggunakan pakaian formal dengan kerah dan pastikan wajah Anda terlihat jelas. Jika Anda mengenakan hijab, pastikan hijab terlihat rapi dan wajah terlihat dengan jelas. Beberapa negara mungkin tidak mengizinkan penggunaan kacamata pada foto visa. Selalu cek situs web resmi kedutaan negara tujuan agar foto Anda sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Persiapkan foto dalam format file digital (soft file) dan. hard file untuk berjaga jaga.
Bukti Pembayaran Visa Dokumen ini hanya berlaku bagi negara yang mewajibkan pembayaran di muka, seperti Amerika Serikat. Prosedur pembuatan visa berbeda-beda di setiap negara, sehingga di beberapa negara mungkin tidak memerlukan bukti pembayaran ini.
Surat Keterangan Sponsor Pemohon yang memiliki referensi yang jelas akan memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan persetujuan visa. Surat keterangan sponsor dapat berupa surat rekomendasi atau surat undangan dari pihak yang berada di luar negeri.
Meskipun tujuan perjalanan yang diajukan bersifat pribadi, seperti kunjungan keluarga, tetap diperlukan surat undangan untuk memperlancar proses permohonan visa.
Surat Keterangan Kerja/Belajar Pencantuman surat keterangan kerja umumnya diperlukan bagi mereka yang mengajukan kunjungan sementara. Hal ini bertujuan sebagai bukti bahwa pemohon tidak akan mencari pekerjaan di negara tujuan.
Untuk surat keterangan belajar (biasanya digunakan untuk program pertukaran pelajar atau beasiswa), kamu bisa menyertakan surat rekomendasi dari universitasmu di Indonesia atau di negara tujuan. Jangan lupa untuk melampirkan fotokopi kartu mahasiswamu agar permohonanmu tidak ditolak.
Dokumen Keuangan (Slip Gaji/Rekening Koran/Tabungan) dan Fotokopi Beberapa negara sering kali meminta dokumen keuangan sebagai pelengkap aplikasi permohonan visa. Hal ini dimaksudkan untuk membuktikan bahwa pemohon memiliki penghasilan yang mencukupi sehingga perjalanan di negara tujuan dapat terjamin.
Pemohon yang tidak memiliki kemampuan finansial yang memadai dapat dianggap tidak mampu hidup dengan layak di negara tujuan. Oleh karena itu, kemungkinan besar permohonan mereka akan ditolak dan menjadi beban bagi negara tujuan.
Jadwal Perjalanan dan Tiket Pesawat Pada tahap membuat visa, buatlah jadwal semua kegiatan yang akan dilakukan di negara tujuan. Format jadwal biasanya mengikuti petunjuk yang diberikan oleh kedutaan yang bersangkutan. Jadwal ini akan menjadi pertimbangan untuk menentukan lamanya durasi tinggal yang akan diberikan.
Beberapa negara, seperti Filipina dan Jepang, juga meminta bukti perjalanan berupa tiket pesawat pulang pergi agar jelas kapan kamu akan masuk dan keluar dari negara tersebut. Namun, tidak semua negara mewajibkan persyaratan ini.
Surat Keterangan Kesehatan Jika di suatu negara sedang terjadi wabah penyakit, kemungkinan kedutaan negara tersebut akan menambahkan persyaratan surat keterangan kesehatan. Sebagai contoh, Kedutaan Korea Selatan mengharuskan melampirkan surat keterangan bebas TBC. Pemeriksaan kesehatan ini harus dilakukan di rumah sakit yang ditunjuk oleh kedutaan.
Pastikan untuk mencetak dan menyusun surat-surat tersebut sesuai dengan ukuran kertas dan susunan yang diminta oleh kedutaan. Jangan melipat atau menggunakan stapler.
- Menyerahkan Dokumen dan Wawancara (Bila Diperlukan)
Setelah semua dokumen sudah siap, bawalah semua persyaratan ke tempat yang diminta. Lokasi verifikasi dapat dilakukan di kantor kedutaan negara tersebut (baik regional maupun nasional), namun tidak jarang juga dilakukan di tempat lain.
Sebagai contoh, untuk wilayah Jakarta, penyerahan dokumen yang diperlukan untuk permohonan visa ke Jepang dilakukan di JVAC Kuningan, bukan di kantor kedutaan. Sebaiknya datanglah pagi-pagi karena antriannya biasanya panjang. Selalu sediakan salinan setiap dokumen dengan cara memfotokopinya. Setelah mengantri, dokumenmu akan diperiksa oleh petugas.
Jika semua dokumen lengkap, kemungkinan kamu akan diminta untuk membayar biaya pembuatan visa. Pembayaran biaya visa hanya dilakukan sekali. Jadi, jika kamu sudah diminta membayar di awal (saat mendaftar di akun yang ditunjuk), tidak perlu membayar lagi saat penyerahan dokumen. Untuk pengajuan ke Amerika Serikat, kamu juga akan diwawancarai mengenai tujuan kunjunganmu. Oleh karena itu, berlatihlah dalam menjawab pertanyaan agar terlihat meyakinkan.
- Proses Pengambilan
Pengambilan dokumen visa biasanya membutuhkan waktu lebih dari satu hari. Kamu akan diminta untuk menunggu paling cepat 4 hari, tergantung pada jumlah pemohon. Nantinya, kamu akan menerima pembaruan melalui SMS atau email mengenai perkembangan proses aplikasi visa.
Selama proses ini, paspor asli tidak dapat diambil. Oleh karena itu, kamu tidak dapat melakukan perjalanan ke negara manapun yang memerlukan visa, meskipun negara tersebut tidak mewajibkan visa.
Setelah mendapatkan pemberitahuan bahwa visa disetujui, kamu tinggal datang ke kantor yang ditunjuk untuk mengambil visa dalam bentuk cetak (hard copy).
Mengurus Visa melalui Travel Agent
Jika kamu sibuk atau berlokasi jauh dari kedutaan negara tujuan, mengurus visa melalui travel agent bisa menjadi solusi. Namun, jangan langsung memilih travel agent sembarangan.
Pertama-tama, pastikan apakah kedutaan memperbolehkan penggunaan travel agent umum atau hanya agen perjalanan tertentu yang ditunjuk. Jika agen perjalanan bebas, kamu dapat mengirimkan beberapa dokumen penting ke agen perjalanan, seperti:
- Paspor
- Formulir permohonan aplikasi
- Pas foto (sesuai dengan format dan ukuran yang diminta oleh kedutaan yang bersangkutan)
- Surat sponsor/surat keterangan kerja
- Bukti keuangan selama 3 bulan terakhir dan fotokopi
- Fotokopi KTP
- Fotokopi KK
- Rencana perjalanan (itinerary)
- Bukti pemesanan tiket
- Dokumen tambahan yang mungkin diminta oleh kedutaan
Biasanya, agen perjalanan akan mengurus proses pengajuan dan pengambilan dokumen jika permohonan disetujui. Kamu bisa mengambil dokumen tersebut di kantor cabang agen perjalanan terdekat atau mereka dapat mengirimkannya melalui pos ke alamat yang kamu berikan.
Namun, perlu diingat bahwa setiap kedutaan dapat memiliki persyaratan tambahan yang khusus, jadi selalu periksa situs web kedutaan yang bersangkutan.
Selama proses pembuatan visa, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pilihlah bulan-bulan dengan tingkat kunjungan yang rendah (low season) untuk mengajukan permohonan aplikasi visa. Antrian akan lebih sedikit dibandingkan dengan bulan-bulan dengan tingkat kunjungan tinggi (high season), sehingga proses pemrosesan dapat menjadi lebih cepat.
- Setiap kedutaan memiliki waktu pemrosesan standar yang berbeda-beda, jadi sebaiknya jangan menunda-nunda pengajuan visa agar keberangkatanmu tidak terhambat.